企業展開遠距工作制度，四大注意事項落實超前部署

「員工都不在辦公室，不知道大家在家有沒有真的工作滿八小時？」

「現在無法隨時集合我的 team member，很怕專案進度無法及時掌握！」

根據一項統計，與每天到辦公室的員工相比，遠距辦公因為省去通勤時間，工作時間每個月反而多出1.4天；每年多增三週以上。同時也因為效率增加，員工平均多獲得 17 天空閒時間，可以休息或投入體能鍛鍊。

儘管在家工作有上述優勢，企業經營者、高階主管仍相當在意的幾件事：要討論公事是否能及時找到人？能否確保專案如期完成？是否掌握員工的工作進度？ 員工與同事之間聯繫會不會變得困難？

因應這波疫情的未知數，確定要啟動大規模遠端在家工作模式之前，哈佛商業評論 列出幾點注意事項讓企業決策者參考。

一、做最全面的規劃與打算

為了確保企業運作維持正常，「超前部署」是必須的。而員工要在家工作涉及層面相當廣，包含人資、IT、業務、以及跨部門合作，所以建議決策者組織「跨職能小組」，召集重要成員，模擬各項在工作可能遇到的狀況，設定各種情境及因應計畫，擬定一套明確做法。

二、職務影響由深到淺逐一盤點

有些工作需要親自會面、有些則是能獨立完成，有些則是不確定，因此企業可以在傳統工作模式之外，找尋替代方案，透過遠端工作來實驗。也許反而可以打破既有工作慣性，找到更優化的協作模式。

三、確認 IT 資源的輔助成效

舉凡溝通、協作、會議、甚至訂餐，現在工作非常仰賴資通訊工具，但資訊工具往往牽涉資安、IT 資源問題。所以建議可趁此機會，評估是否導入更專業的溝通協作方案、視訊會議工具，且事前的員工教育訓練也相當重要。

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四、持續調整遠距工作績效評比

正因為企業未曾大規模展開遠距協作，所以如何確保遠端溝通流暢，以及工作績效評比，都與辦公室環境的思維不同。因此確保內部成員彼此之間的通訊管道，是用什麼工具平台？與外部合作夥伴的溝通，有什麼標準規範？都應先制定好。相關制度也應定期檢討、調整，因應遠距工作也許能幫企業找到更有效率、更低成本的創新協作模式。